SICH en de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Bestuursleden van SICH hebben zich te houden aan de voorwaarden van de AVG wetgeving en ondertekenen bij hun aanstelling een AVG-verklaring.

Om te voorkomen dat een (nieuw) bestuurslid zich moet vastbijten in de overheidsdocumenten zijn de belangrijkste voorwaarden voor SICH hier samengevat en verwoord hoe SICH hiermee omgaat.

De rode teksten voldoen nog niet aan de nieuwe wetgeving.

 

Voorwaarden en protocollen

  • Alleen bestuursleden hebben inzicht in de persoonsgegevens van DN’ers (deelnemers) en VW’ers (vrijwilligers) en bewerkingsbevoegdheid.
  • SICH heeft geen FG’er (Functionaris Gegevensbescherming) aangesteld. Dit is geen verplichting voor SICH.
  • SICH heeft geen PIA (Privacy Impact Assessment). Dit is geen verplichting voor SICH.
  • Alle persoonsgegevens van DN’ers en VW’ers worden op de beveiligde website van SICH opgeslagen en bewaard.
  • Opslag van persoonsgegevens elders, zoals privé computers, is niet toegestaan. Papieren formulieren worden na digitalisering vernietigd.
  • Eventuele papieren met persoonsgegevens worden opgeslagen in een afgesloten kast. SICH streeft ernaar om alle documenten te digitaliseren.
  • Persoonsgegevens van gestopte DN’ers en VW’ers worden na 24 maanden verwijderd. Jaarlijks op 1 januari en 1 juli wordt dit gecontroleerd/uitgevoerd.
  • SICH houdt geen persoonsgegevens van gevoelige aard bij. Denk hierbij aan godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakvereniging of politieke partij, strafrechtelijke persoonsgegevens enz.
  • In de presentielijst mag geen omschrijving staan waarom iemand (langdurig) afwezig is. VW’ers kunnen alleen maar “JA” (Aanwezig), “BA” (Bekend Afwezig) of “X” (Onbekend afwezig) invoeren.
  • In het deelnemers- en vrijwilligersbestand worden algemene termen gebruikt zoals ziekte, opname/operatie en verlies in de relatiesfeer.
  • Als adressenbestanden aan derden worden gegeven (denk aan bijvoorbeeld een drukker) dan moet een verwerkersovereenkomst tussen SICH en de derde worden opgesteld en ondertekend.
  • Vrijwilligers ondertekenen een door SICH opgestelde AVG-verklaring.
  • SICH heeft en gebruikt een protocol Datalek en een protocol Misbruik.
  • SICH heeft een vrijwilligers- en deelnemersbestand.